Gyakran Ismételt Kérdések

Outlook meghatalmazás működése és adminok általi kezelése
(Exchange Online, New Outlook kliens környezetben)

Általános áttekintés

Mivel a New Outlook kliens nem támogatja a meghatalmazás (Delegate Access) beállítását, a felhasználók önállóan nem tudnak meghatalmazottat hozzáadni.
Ezért a meghatalmazás igényt a Microsoft 365 adminok kezelik, központilag, Exchange Online adminisztrációval.

• A felhasználók csak a New Outlook klienst használják (nem tudják maguk beállítani a meghatalmazást).
• Ezért mindig az adminok állítják be a meghatalmazást, a felhasználók kérésére.
• Kell a folyamatleírás (ki mit jelez, hogyan történik a beállítás).
• Kell a meghatalmazott lehetőségeinek és korlátainak összefoglalása is.

Meghatalmazási folyamat

1. Meghatalmazó felhasználó teendői

• Amikor egy felhasználó (meghatalmazó) szeretné, hogy távollétében más kezelje a levelezését és/vagy naptárát, írásban jelzi az igényét az IT adminisztrátorok felé (pl. emailben vagy ticket rendszerben).
• A jelzésben egyértelműen meg kell adni:
• Saját nevét és email címét.
• A kijelölt meghatalmazott nevét és email címét.
• Pontosan milyen jogokat kér:
• Naptár hozzáférés (csak olvasás vagy teljes kezelés).
• Levelezés hozzáférés (csak olvasás vagy teljes kezelés).
• Küldési jogosultság: Send on Behalf (XY nevében) vagy Send As (mintha ő küldte volna).

2. Adminisztrátor teendői

• Ellenőrzi a kérést, és validálja, hogy valóban a kérő adta le (pl. email címből, ticket rendszerből).
• Az Exchange Admin Centerben (EAC) vagy PowerShell segítségével a következőket állítja be:
• Full Access jogosultságot ad a meghatalmazottnak a meghatalmazó postaládájára.
• Igény szerint beállítja a Send on Behalf vagy Send As jogosultságot.
• Erről értesíti a meghatalmazottat, és közli, hogyan férhet hozzá a meghatalmazó mappáihoz az Outlookban.

3. Meghatalmazott felhasználó teendői

• Outlookban (New Outlook kliens) a hozzáadott megosztott postaládát automatikusan látni fogja, vagy ha nem:
• Manuálisan hozzáadja az Outlookban:
  Account settings → Add shared folder ➔ beírja a meghatalmazó nevét.
• Onnantól képes kezelni a rábízott mappákat a jogosultsága szerint.

Meghatalmazott jogosultságai és korlátai

Amit a meghatalmazott megtehet:

• Postaládában:
• Megnézheti a bejövő leveleket.
• Megjelölheti az emaileket olvasottként.
• Áthelyezheti a leveleket mappákba.
• Válaszolhat levelekre a saját vagy a meghatalmazó nevében (ha engedélyezett a Send on Behalf vagy Send As).
• Új levelet küldhet a meghatalmazó nevében.
• Naptárban:
• Megtekintheti a naptári eseményeket.
• Létrehozhat, módosíthat, törölhet eseményeket.
• Elfogadhat vagy elutasíthat értekezlet-meghívókat.

Amit a meghatalmazott nem tehet:

• Nem módosíthatja a meghatalmazó általános beállításait (pl. aláírások, szabályok, fiókbeállítások).
• Nem adhat hozzá más meghatalmazottat.
• Ha csak olvasási jogot kapott, nem tud választ küldeni levelekre vagy naptári meghívókra.
• Nem tudja a jogosultságot tovább delegálni harmadik félnek.

Admin beállítás rövid technikai leírása

1. Full Access jogosultság adása (Exchange Admin Centerben):

• Lépj be az Exchange Admin Centerbe (EAC).
• Navigálj: Recipients ➔ Mailboxes ➔ válaszd ki a meghatalmazó felhasználót.
• Kattints a Mailbox Delegation fülre.
• A Full Access szakasznál kattints a + Add permissions gombra.
• Add hozzá a meghatalmazott felhasználót.

2. Send on Behalf jogosultság adása (szintén az Admin Centerben):

• Ugyanabban az Exchange Admin Centerben (EAC), a meghatalmazó felhasználó adatlapján:
• Menj a Mailbox Delegation fülre.
• A Send on Behalf szakasznál kattints a + Add permissions gombra.
• Add hozzá a kívánt meghatalmazott felhasználót.

3. Send As jogosultság adása:

• Szintén az Exchange Admin Centerben:
• Meghatalmazó felhasználó ➔ Mailbox Delegation fül ➔ Send As szakasz ➔ + Add permissions ➔ Meghatalmazott hozzáadása.

Összefoglaló

• A meghatalmazási folyamatot a felhasználók írásban kérik az adminoktól.
• A beállításokat csak az adminok tudják megadni központilag (EAC vagy PowerShell).
• A meghatalmazott használni tudja a kapott jogosultságot a New Outlook kliense alatt is.
• A meghatalmazott csak az engedélyezett feladatokat tudja ellátni.