Gyakran Ismételt Kérdések

1. Microsoft 365 levelezőrendszer alapjai

A Publimont Kft-nél a Microsoft 365 Exchange Online felhőalapú levelezés került bevezetésre, mely a következő módokon használható:

• Webes elérés: A Microsoft 365 webes Outlook-felülete lehetőséget biztosít a levelezés elérésére böngészőn keresztül
  
• Windows 10 és 11 rendszerű számítógépeken: A telepített Microsoft Outlook (New) kliensen keresztül
  
• Android és iOS rendszerű mobiltelefonokon és tableteken: A céges e-mail fiók használata csak az Intune mobilmenedzsment (Mobil eszköz védelem) rendszerhez való csatlakozás után elérhető. A Céges Portál (Company Portal) alkalmazás telepítését és beállítását követően engedélyezett az Outlook használata mobil eszközökön. Ennek részletes leírását a …. dokumentum tartalmazza

Fontos tudnivalók:

• Levelek archiválása és törlése Az új rendszer indulásával egy időben bevezetésre kerül egy email megőrzési szabály, melynek részleteit az email szabályzat tartalmazza
• Biztonság: A levelezés védelme érdekében az online hitelesítés (rendszerhez való hozzáférés) során kötelező a többtényezős hitelesítés (MFA), amely értesítéses jóváhagyással működik.

2. Többtényezős hitelesítés (MFA) első beállítása és használata a fiókokhoz

A többtényezős hitelesítés (MFA) egy biztonsági intézkedés, amely megakadályozza, hogy illetéktelenek hozzáférjenek a céges e-mail fiókokhoz, még akkor is, ha a jelszavunk kiszivárogna.

2.1. Hogyan működik az MFA?

Az MFA bejelentkezéskor két különböző hitelesítési lépést követel meg:

1. Jelszó megadása – A céges e-mail fiókhoz tartozó szokásos jelszó.
2. Másodlagos hitelesítés – Egy további ellenőrzési lépés:

• Mobilalkalmazás értesítése (ajánlott) – A Microsoft Authenticator alkalmazásban egy jóváhagyásra kattintás.

2.2. Az MFA első beállítása

1. Látogasson el a https://portal.office.com oldalra.
2. Adja meg a céges e-mail címét és jelszavát.
   Az emailcím változatlan módon a már megszokott: Keresztnév.Vezetéknév@publimont.hu
3. Töltse le a Microsoft Authenticator alkalmazást a telefonjára.
4. Adja hozzá a fiókját az Authenticator alkalmazásban.
5. Olvassa be a QR-kódot, amely a számítógép képernyőjén jelenik meg.
6. Tesztelje az MFA működését egy értesítés elfogadásával.

2.3. Bejelentkezés MFA-val

1. Lépjen be a https://portal.office.com oldalon.
2. Adja meg a jelszavát.
3. Fogadja el a telefonjára érkező hitelesítési értesítést.

3. Outlook webes elérése és bejelentkezés

Az Outlook webes elérése egy böngészőből használható levelezőfelület a https://outlook.office.com címen, amely lehetővé teszi az e-mailek küldését, fogadását és kezelését internetkapcsolattal bárhonnan, telepített alkalmazás nélkül. A bejelentkezéshez céges e-mail cím és jelszó szükséges, amelyet többtényezős hitelesítés (MFA) véd. A webes elérés 15 perc tétlenség után automatikusan kilépteti a felhasználót a fiókból.

3.1 Microsoft 365 portálon keresztül

1. Nyissa meg a https://microsoft365.com weboldalt.
2. A megjelenő bejelentkezési oldalon adja meg céges e-mail címét és kattintson a Tovább gombra.
3. Írja be jelszavát, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.
4. Ha a rendszer kéri, hagyja jóvá a bejelentkezést a többtényezős hitelesítési (MFA) értesítésben.

3.1.1 Outlook megnyitása a Microsoft 365 portálról

1. A bejelentkezés után a Microsoft 365 kezdőoldala jelenik meg.
2. Kattintson a bal felső sarokban található kilenc pontból álló ikonra (Alkalmazásindító).
3. A megnyíló menüben válassza ki az Outlook ikont.
4. Ezzel megnyílik az Outlook webes felülete, ahol elérheti e-mailjeit, naptárát és egyéb funkciókat.

3.2 Közvetlen eléréssel

1. Nyissa meg a https://outlook.office.com weboldalt.
2. A megjelenő bejelentkezési oldalon adja meg céges e-mail címét és kattintson a Tovább gombra.
3. Írja be jelszavát, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.
4. Ha a rendszer kéri, hagyja jóvá a bejelentkezést a többtényezős hitelesítési (MFA) értesítésben.
5. Ezzel megnyílik az Outlook webes felülete, ahol elérheti e-mailjeit, naptárát és egyéb funkciókat.

4. Az Outlook (New) levelezőprogram használata Windows PC-n

Az új Outlook letisztult, modern és gyorsabb, mint a korábbi verziók. A főbb részei:

• Bal oldali panel: Hozzáférés a mappákhoz (Beérkezett üzenetek, Küldött elemek stb.).
• Középső oszlop: A kiválasztott mappa tartalma, az e-mailek listája.
• Olvasópanel: Az aktuálisan kiválasztott e-mail teljes nézete.
• Felső eszköztár: Gyors elérés az alapvető funkciókhoz (Új e-mail, Válasz, Továbbítás, Törlés stb.).

4.1. Az Outlook (New) levelezőprogram alapjai

4.1.1. Beérkezett üzenetek kezelése

• Olvasottként megjelölés: Jobb kattintás az e-mailen, majd „Olvasottként megjelölés”.

• Csillagozás vagy zászlózás: Fontos e-mailek kiemelése a követéshez.

• Archiválás: Az e-mail áthelyezése az archivált mappába az „Archiválás” gombbal.

• Törlés: Az e-mail végleges törlése az „Eltávolítás” opcióval.

4.1.2. Új e-mail küldése

1. Kattintson a „Új e-mail” gombra.
2. Adja meg a címzett(ek) e-mail címét.
3. Írja be az e-mail tárgyát.
4. Írja meg az üzenetet.
5. Ha csatolmányt szeretne hozzáadni, kattintson a „Csatolás” gombra.
6. Ellenőrizze, majd kattintson a „Küldés” gombra.

4.1.3. Csatolmány kezelése

• Csatolmány hozzáadása: kattintson a „Csatolás” gombra, és válassza ki a fájlt.

• Csatolmány mentése: nyissa meg az e-mailt, kattintson a mellékletre, majd válassza a „Mentés másként” opciót.

• A csatolmány mérete: A fájlok mellékletméretkorlátja 25 MB.
  A fájlokat OneDrive is megoszthatja. Így a címzettek nagyobb fájlokat fogadhatnak, és valós időben együttműködhetnek rajta. Legfeljebb 2 GB-os OneDrive-fájlokat tud csatolni.

4.1.4. Címtár használata

A vállalati címtár minden szervezeti felhasználó számára elérhető, és tartalmazza az összes belső dolgozó és csoportos e-mail cím elérhetőségeit.

Elérése:

1. Új e-mail írásakor kattintson a „Címzett” mezőbe.
2. Kezdje el beírni a címzett nevét, és az Outlook automatikusan felajánlja a találatokat.
3. Ha nem jelenik meg a kívánt név, kattintson a „Címjegyzék” gombra, majd keresse meg manuálisan a listában.
4. A szervezeten belüli terjesztési listák vagy Microsoft 365 csoportok lehetővé teszik az üzenetek egyidejű küldését több címzett számára.
5. Az ilyen csoportokat a címzettek mezőbe írva találhatja meg, vagy a „Címjegyzék” alatt keresheti ki.
   
   
   Új névjegy létrehozása:

1. Kattintson a Névjegyek (People) ikonra az Outlookban.
2. Válassza a „Új névjegy” lehetőséget.
3. Adja meg a kívánt adatokat (név, e-mail, telefonszám stb.).
4. Mentse el a névjegyet.
5. Nyissa meg a „Névjegyek” menüt.
6. Kattintson a „Új névjegycsoport” lehetőségre.
7. Adjon nevet a csoportnak, majd adja hozzá a tagokat.
8. Mentse el a csoportot, amelyet később e-mailezéskor használhat.
9. Az Outlook automatikusan eltárolja a korábban használt címzetteket az automatikus kiegészítés listában.
10. E-mailezés közben a „Címzett” mezőbe kezdve írni egy nevet, az Outlook javaslatokat ad a korábbi címzettek alapján.
11. Ha egy elavult vagy helytelen címet ajánl fel az Outlook, azt a javaslat melletti „X” ikonra kattintva eltávolíthatja.

4.1.5. Mappák létrehozása és levelek szortírozása

• Új mappa létrehozása: kattintson jobb gombbal egy meglévő mappára, válassza az „Új mappa” lehetőséget, majd adjon neki nevet.

• Levelek áthelyezése: húzza az e-mailt a kívánt mappába, vagy kattintson rá jobb gombbal, és válassza az „Áthelyezés” lehetőséget.

4.1.6. Keresés és szűrés

Az Outlook intelligens keresője gyorsan segít megtalálni a leveleket:

1. Kattintson a keresősávba a felső menüsoron.
2. Írjon be egy keresett kulcsszót.
3. Használja a szűrőket (Pl. dátum, feladó, csatolmányok).

4.1.7. Szabályok használata

A Groupwise-ban használt „régi” szabályokat az Outlook-ban újra be kell állítani.

• Szabály létrehozása

1. Válassza ki azt az e-mailt, amely alapján szabályt szeretne létrehozni.
2. Kattintson a jobb egérgombbal a levélre, majd válassza a „Szabály létrehozása” opciót.
3. Állítsa be a feltételeket (pl. adott feladótól érkező levelek automatikusan egy megadott mappába kerüljenek).
4. Kattintson az OK gombra, majd a „Kész” gombra a szabály aktiválásához.

• Példák szabályok alkalmazására
  
  
  • Levelek automatikus mappába rendezése:
    Ha egy adott feladótól rendszeresen érkeznek levelek, létrehozhat egy szabályt, amely ezeket egy kijelölt mappába helyezi.
    
    
  • Fontos levelek kiemelése:
    Beállítható, hogy ha egy bizonyos személytől vagy adott tárggyal érkező levél érkezik, akkor azt a rendszer megjelölje fontoskén vagy olvasatlanként hagyja.
    
    
  • Automatikus továbbítás:
    Ha egy adott feladó leveleit egy másik kollégának is továbbítani kell, ezt egy szabállyal automatikusan meg lehet oldani.

4.1.8. Archiválási címke használata

• A levelek automatikusan archiválódnak, de ha meg akarja akadályozni a törlést, állítsa be a „Never Delete” címkét.

1. Nyissa meg a megőrizni kívánt levelet.
2. Kattintson a menüszalagon a Címkék, Irányelv opcióra és válassza ki a „Never Delete” Adatmegőrzési címkét.

4.1.9. Megosztott Postaláda (Shared Mailbox) használata

A megosztott postaláda egy olyan önálló email címmel rendelkező közös fiók, amelynek a tagjai hozzáférhetnek az e-mailekhez, de nem küldhetnek levelet erről a címről.

• Hozzáférés egy megosztott postaládához:
  • A bal oldali panelen találhatóak a megnyitott megosztott postaládák.
  • Kattintson rá, és böngéssze a benne lévő e-maileket.

4.1.10. Aláírás létrehozása

1. Nyissa meg az Outlook beállításait.

2. Válassza az „Aláírások” menüpontot.

3. Hozzon létre egy új aláírást (vagy másolja át a jelenlegit a GroupWise-ból).

4. Állítsa be, hogy automatikusan hozzáadódjon az új e-mailekhez.

4.1.11. Automatikus válaszok beállítása (Out of Office)

1. Ha szabadságon van, automatikus választ állíthat be:

2. Kattintson a Beállítások > Automatikus válaszok menüpontra.

3. Engedélyezze az automatikus válaszokat.

4. Írja be az üzenetet.

5. Állítson be időintervallumot, ha szükséges.

4.2. Az Outlook (New) levelezőprogram Nézet beállításai

4.2.1. Olvasóablak beállítása

• Az olvasóablak lehet jobbra, alul vagy kikapcsolva.

• A beállításokat az Outlook „Nézet” menüjében találja.

4.2.2. Sűrűség beállítása

• A nézet beállítható tömörebb vagy részletesebb formátumra.

4.2.3. Beszélgetésnézet ki- és bekapcsolása

• A beszélgetésnézet egyesíti az azonos témájú e-maileket.

• Kikapcsolásához: „Nézet” → „Beszélgetésnézet” kikapcsolása.

4.2.4. Dátumfejlécek beállítása

• A dátumfejlécek csoportosítják az e-maileket (pl. „Ma”, „Tegnap”).

• A beállítások a „Nézet” menüben módosíthatók.

4.2.5. Oszlopok testreszabása

• Az oszlopok (Feladó, Tárgy, Dátum) módosíthatók a „Nézet” menü „Oszlopok kiválasztása” opciójával.

További részletesebb segédanyagok elérhetősége:

support.microsoft.com/hu-hu/training